Licencias
Gestión de licencias de software en la empresa
Gestionar licencias es saber en todo momento qué software tienes contratado, cuántos puestos pagas, quién los usa y cuándo se renueva cada contrato. Sin eso, el gasto sólo crece.
- Un registro por licencia, con coste anual calculado
- Puestos contratados frente a puestos usados
- Avisos de renovación antes de que se cobre
- Gratis y sin tarjeta
Qué es la gestión de licencias de software
Es el proceso de controlar todas las licencias de software que paga una empresa: qué se ha contratado, bajo qué modelo se factura, cuántos puestos hay activos, quién es responsable de cada herramienta y en qué fecha se renueva. Su objetivo doble es no quedarse corto —que a nadie le falte la herramienta para trabajar— y no pagar de más por licencias que ya no usa nadie.
En una empresa pequeña o mediana no hace falta un proyecto de meses: hace falta una lista viva con ocho datos por herramienta y una revisión trimestral.
Tipos de licencia y cómo afecta cada uno a la factura
| Modelo | Qué implica |
|---|---|
| Por puesto o usuario nombrado | Pagas una cuota por cada persona dada de alta, la use o no. Es el modelo más común en SaaS y el que más se infla. |
| Por uso o consumo | Pagas según lo que gastas: minutos, envíos, almacenamiento o llamadas a una API. La factura varía cada mes. |
| Licencia flotante o concurrente | Un número de accesos simultáneos compartidos por todo el equipo. Típico en software de diseño técnico o ingeniería. |
| Perpetua con mantenimiento | Compras la versión una vez y pagas un mantenimiento anual para soporte y actualizaciones. |
| Por dispositivo o instalación | La licencia va ligada a un equipo, no a una persona. Si el portátil se retira y nadie lo comunica, se sigue pagando. |
La rutina que mantiene las licencias bajo control
Al contratar
Registra proveedor, importe, divisa, recurrencia, fecha de renovación y responsable el mismo día de la firma.
Cada mes
Compara la factura con lo registrado: si hay diferencia, casi siempre son puestos añadidos que nadie aprobó.
Cada trimestre
Ordena por coste anual y revisa las cinco más caras: usuarios activos, plan y solapes con otras herramientas.
60 días antes de renovar
Decide si renuevas, reduces puestos o cancelas. En muchos contratos es la única ventana para bajar licencias.
En cada baja de personal
Retira los accesos el mismo día. Es el ahorro más grande y el que más se olvida.
Puestos contratados frente a puestos usados
Es la comparación que más dinero devuelve. Cada herramienta que se paga por usuario tiene en su panel de administración un dato de última conexión: exporta esa lista, cuenta cuántas personas no han entrado en 60 días y multiplica por la tarifa y por doce. Ese número suele sorprender.
¿Hoja de cálculo o herramienta?
La hoja funciona hasta unas quince licencias; a partir de ahí se rompe por las mismas tres razones de siempre: nadie la actualiza al contratar, las divisas y periodicidades se mezclan a mano y las renovaciones no avisan. Suscrify registra cada licencia con su coste anual calculado y te enseña qué renueva próximamente, gratis.