Guía
Auditoría de software: cómo revisar todas tus licencias
Una auditoría de software no es un proyecto de meses. Con las facturas de un año delante y este orden de trabajo, una empresa mediana la completa en una semana y sabe exactamente qué está pagando de más.
Cuándo merece la pena hacerla
Al menos una vez al año, y siempre antes de cerrar el presupuesto. También cuando la plantilla cambia mucho, cuando se fusionan equipos o cuando llega un cargo que nadie esperaba: son los momentos en los que aparecen puestos pagados de más y herramientas duplicadas.
Las seis fases
- 1
Fija el alcance y la fecha de corte
Decide qué entra: sólo suscripciones de software, o también hosting, dominios e infraestructura. Elige una fecha de corte —normalmente los últimos doce meses— para que las cifras sean comparables el año que viene.
- 2
Reúne las fuentes de verdad
Extractos de tarjetas de empresa, domiciliaciones bancarias, facturas del gestor, cuentas de PayPal y los correos de renovación. Todo cargo recurrente es candidato, aunque sea de 6 € al mes.
- 3
Registra cada herramienta con los mismos campos
Proveedor, importe, moneda, periodicidad, departamento, responsable, número de puestos y fecha de renovación. Los mismos campos para todas: sin homogeneidad no hay comparación posible.
- 4
Verifica puestos y planes uno a uno
Entra en el panel de administración de cada herramienta y compara puestos facturados con personas activas en los últimos noventa días. Anota también en qué plan estás y qué función concreta justifica ese plan.
- 5
Marca duplicados y solapes
Agrupa por función —tareas, almacenamiento, videollamada, firma, diseño, CRM— y verás dónde pagas dos veces lo mismo. Decide una herramienta por función y una fecha para migrar.
- 6
Cierra con decisiones fechadas
Cada línea acaba en mantener, reducir puestos, bajar de plan, renegociar o cancelar, con responsable y fecha. Una auditoría sin decisiones fechadas es un documento que nadie vuelve a abrir.
Checklist rápida de la auditoría
- ¿Hay algún cargo recurrente que nadie sabe identificar?
- ¿Coinciden los puestos facturados con las personas que entran de verdad?
- ¿Alguna herramienta se paga con la tarjeta personal de alguien?
- ¿Sigues pagando por gente que ya no está en la empresa?
- ¿Hay dos herramientas que hacen lo mismo en departamentos distintos?
- ¿Sabes qué renueva en los próximos noventa días?
- ¿Cada herramienta tiene un responsable con nombre y apellidos?
¿Hoja de cálculo o herramienta?
Para la primera auditoría, una hoja de cálculo va perfectamente: lo importante es tener los datos. El problema llega al mes siguiente, cuando hay que mantenerla: los totales se rompen al añadir filas, las monedas se mezclan y nadie recuerda actualizar las renovaciones.
Si la hoja ya te da más trabajo que información, ese es el momento de pasar los mismos campos a Suscrify: los totales anuales, el reparto por departamento y las próximas renovaciones se calculan solos y la revisión trimestral deja de depender de la memoria de nadie.