Glosario
Glosario del gasto en software
Los términos que aparecen al revisar suscripciones y licencias, explicados en una o dos frases y sin jerga innecesaria.
- SaaS (software como servicio)
- Software alojado por el proveedor al que se accede por internet pagando una cuota periódica, normalmente por usuario y mes, en lugar de comprar una licencia e instalarla.
- Licencia por puesto
- Modelo en el que se paga por cada persona con acceso, tenga o no actividad. Es la fuente más habitual de gasto invisible cuando alguien deja la empresa y su puesto sigue activo.
- Coste anualizado
- Importe que costará una suscripción en doce meses. Una cuota mensual se multiplica por doce; una trimestral, por cuatro. Es la única cifra que permite comparar herramientas entre sí.
- Renovación automática
- Cláusula por la que el contrato se prorroga solo si no se cancela antes de una fecha. En planes anuales suele exigir avisar con antelación, así que conviene anotar la fecha límite, no la de cobro.
- Shadow IT
- Herramientas contratadas por empleados o equipos sin conocimiento del área de IT o finanzas. No es mala fe: es gente resolviendo su trabajo, pero genera gasto duplicado y riesgos de datos.
- Licencia sin uso (idle seat)
- Puesto pagado que nadie ha utilizado en el último periodo. Auditarlas una vez al trimestre suele ser el ahorro más rápido y menos doloroso.
- Inventario de software
- Lista única y actualizada de todas las herramientas que paga la empresa, con proveedor, importe, periodicidad, responsable y fecha de renovación.
- SaaS sprawl
- Crecimiento descontrolado del número de aplicaciones contratadas, con funciones que se solapan entre departamentos.
- Gasto duplicado
- Dos o más herramientas que cubren la misma necesidad —dos gestores de tareas, dos firmas electrónicas— contratadas por equipos distintos.
- Propietario o responsable de la herramienta
- Persona que decide sobre el plan, aprueba el gasto y responde en la renovación. Sin un nombre asignado, nadie cancela nada.
- Plan freemium
- Versión gratuita con límites que se convierte en gasto cuando se superan usuarios, almacenamiento o funciones. Conviene vigilar el momento del salto.
- TCO (coste total de propiedad)
- Todo lo que cuesta una herramienta más allá de la cuota: implantación, formación, integraciones, soporte premium y horas internas de mantenimiento.